毎月10人前後が入社している。
一方で、退職者は月に1人程度。
休職者も育児休業者もいない。
大きな労務トラブルも起きていない。
一見すると、労務は順調に回っているように見えます。
しかし、この「静けさ」は、本当に問題がなく、労務が整っていることを意味するのでしょうか。
私は企業内人事として、100名程度だった組織が短期間で300名超へ成長していく過程を経験しました。
その経験から感じているのは、
急成長企業の労務が苦しくなるのは、単純に手続きの件数が増えるからではない
ということです。
従業員が増えると、それまで単発だったさまざまな労務対応が、同時に動き始めます。
「今は何も起きていない」だけ
かもしれない
従業員が少ないうちは、入社以外の育児休業や休職・復職などが、同じ時期に重なることは多くありません。
一件発生しても、その都度調べながら個別に対応できることもあります。
そのため、会社として対応方法が明確に決まっていなくても、表面上は問題なく回っているように見えます。
しかし、従業員数が増えれば、対象者も増えます。
入社対応を進める一方で、育児休業に関する問い合わせ、休職者への連絡、管理職からの相談などが
同時に発生するようになります。
「今は何も起きていない」ことと、労務が整っていることは同じではありません。
まだ、その対応が必要になる場面が発生していないだけかもしれません。
増えるのは、手続きの件数だけではない
従業員数が増えると、入退社や社会保険などの手続きの件数は増えます。
しかし、実際に労務を苦しくするのは、単純な件数の増加だけではありません。
発生する案件の種類が増え、それぞれが異なるスケジュールで進み、複数の関係者との調整が必要になります。
例えば、入社手続きであれば、人事担当者だけで完結する場合もあります。
一方で、休職や復職では、本人、上司、人事、産業医や主治医など、複数の関係者が関わることがあります。
育児休業では、本人への案内だけではなく、上司との調整、手続き、給与、社会保険、休業中の連絡、
復職後の働き方などもつながっています。
一つひとつは対応できる業務でも、それらが同時に発生すると、個別対応の積み重ねだけでは回らなくなっていきます。
担当者が頑張れば回る状態には限界がある
労務業務が担当者の経験や記憶に依存している会社では、問題が起きるたびに、
過去の資料や就業規則を確認することになります。
前回はどのように対応したのか。
誰に確認すればよいのか。
どの書類が必要なのか。
勤怠や給与には、どのように影響するのか。
一件ずつ処理できているうちは、業務が回っているように見えます。
しかし、それは仕組みとして回っているのではなく、担当者が抱えて処理している状態かもしれません。
担当者が優秀であるほど、問題が表面化しないこともあります。
会社の成長に対して、労務の進め方が以前の規模のままであれば、
担当者の能力や努力だけでは吸収できなくなる時期が来ます。
10人の会社に、
100人規模の仕組みは必要ない
従業員10人の会社に、100人規模の複雑な運用をそのまま導入する必要はありません。
将来起こる可能性のあるすべての事象について、詳細なルールを決めておく必要もありません。
一方で、今後も採用を続けるのであれば、人数が増えても運用を続けられる状態にはしておく必要があります。
例えば、
入社時に説明する内容が統一されているか
労働時間や残業申請のルールが明確になっているか
休職や育児休業の申出先が決まっているか
就業規則と実際の運用が一致しているか
管理職によって対応が変わっていないか
担当者以外でも対応状況を確認できるか
といった点です。
重要なのは、現在の規模に合った方法で整えながら、次の成長段階でも使える形にしておくことです。
労務が静かな時期だからこそ、
確認できることがある
入社、育児休業、休職、復職、勤怠上の問題など。
それぞれ単独では対応できる事象でも、企業の成長に伴って同時に発生するようになると、
個別対応だけでは労務は回らなくなります。
大きな問題が起きていない今は、何もしなくてよい時期ではありません。
担当者が対応に追われる前に、現在の運用を確認し、会社の成長に合わせて整えておくことが重要です。
労務基盤は、従業員数が増えて混乱してから急いでつくるものではありません。
組織がまだ静かに動いている段階から、少しずつ整えていくものです。
もし、
「今は回っているけれど、このままで大丈夫か」
「従業員が増える前に、一度整理しておきたい」
と感じる場合は、現在の運用を確認するところから始められます。
今は大きな問題が起きていなくても、
従業員が増える前に一度、現在の労務運用を整理しておくことができます。
「このままで大丈夫か確認したい」という段階でもご相談いただけます。